Como não transformar o Home Office em Hell Office

12 dias da quarentena se passaram. Entre as discussões se o período de distanciamento social deveria ser horizontal, vertical, diagonal estão milhares de pessoas que tiveram que transferir sua mesa de escritório para a sala de jantar de casa.

Nos primeiros dias, embora as pessoas pudessem estar assustadas com o momento, estavam dispostas a encarar o desafio de mudarem o jeito de trabalhar. Vimos centenas de fotos de pessoas felizes por estarem em casa, postando fotos das suas novas estações de trabalho, buscando o melhor ângulo para esconder a bagunça no fundo.

Assim como fazemos quando chega uma visita inesperada em casa, demos um jeito de arrumar pelo menos o ambiente em que elas estarão. Só que de uma hora para outra quem está ali, vendo sua casa são seus colegas de trabalho, seu chefe, pessoas que talvez você nunca trouxesse para a intimidade do seu lar.

“Todo mundo está me escutando?”, “Travou!”, “Voltou?!”, “Todo mundo já entrou?”, “Vou sair e entrar de novo”, “Caiu meu sinal”, “Repete de novo, por favor”, “Está dando eco”… são alguns dos mantras das vídeo conferências.

Os dias vão passando e aquela camaradagem do início de “vamos fazer isso juntos” começa a ganhar outros ares. As reuniões, por exemplo, começam a ser marcadas em cima da hora, afinal, se está em casa está à disposição da empresa, certo? Mais ou menos. Embora a pessoa esteja em casa trabalhando remotamente, e por isso ter sido uma mudança não programada, quem está em casa precisa equilibrar o trabalho com os cuidados com a casa. Afinal, o equilíbrio entre vida pessoal e profissional precisa continuar acontecendo em qualquer ambiente.

O problema maior está nas casas de que tem família para cuidar. Neste período de quarentena as escolas pararam, as empresas mandaram os funcionários fazer home office (aqueles que tinham esta opção). Ou seja, de uma hora para outra famílias que conviviam juntas apenas quiçá à noite, ou muitas vezes apenas aos finais de semana, passaram a dividir o mesmo ambiente 24 horas por dia, 12 dias da semana até o momento.

E neste ambiente precisam cuidar da casa, cuidar dos filhos, fazer almoço, participar das reuniões, entregar os relatórios, atender aos clientes, responder aos emails “urgentíssimos”, fazer compras no supermercado, além de fazer as lições de casa que a escola tem enviado para manter as crianças estudando.

E neste cenário o tal do home office acabou se tornando na verdade o hell office para muita gente! E posso te dizer uma coisa? Entendo perfeitamente isso porque foi o que vivi 4 anos atrás quando decidi pendurar o meu crachá corporativo para me dedicar à minha família e depois para empreender.

A grande diferença é que eu fiz isso por opção minha e não por uma determinação da empresa, conforme a situação de muitos neste momento. Por isso, da mesma forma que não podemos acreditar nas fotos de extrema felicidade, corpos sarados e relacionamentos perfeitos do Instagram, não podemos acreditar que fazer Home Office esteja sendo a 8ª maravilha do mundo para muitas pessoas como muitos demonstram no LinkedIn.

Sendo assim, queria compartilhar com vocês os aprendizados que tive para tornar o meu trabalho remoto de casa possível, agradável e enriquecedor e assim contribuir para que isso se torne também uma boa experiência para vocês. Depois, quando essa situação passar e você voltar para o escritório espero que você veja esse período como um aprendizado e não como um período que você deseja nunca mais lembrar.

O importante é sabermos que cada pessoa tem o seu jeito de fazer as coisas, tem pessoas que se adaptam melhor que as outras, e tudo bem! O que não pode é tornar os seus dias infernais, justamente por não sabermos quantos dias essa situação ainda vai durar.

Não há mal que não acabe nem bem que dure para sempre.

Primeiro ponto fundamental: estabeleça uma rotina. Rotina é vida! Cada coisa com seu devido espaço, com o seu devido bloco de tempo: exercício fisico; cuidados pessoal, com a casa, com o marido/esposa e com os filhos; respostas de emails e mensagens; alimentação; até mesmo horário para checar as redes sociais.

Quem me ajudou muito com isso foi a Gabriela Brasil e sua Jornada da Organização. Ela com seu jeito doce, porém não enjoativo, me fez primeiro dar alguns passos para trás (ou melhor, para dentro de mim), para que eu entendesse que estava colocando no meu dia muito mais atividades do que comportariam as limitadas 24 horas.

Do mesmo jeito que para arrumar um guarda-roupa primeiro tiramos tudo o que tem dentro, separamos entre coisas para doar, para vender, para se desfazer e para guardar, assim fizemos com todas as atividades que estava fazendo, além daquelas que planejava fazer.

A partir disso, criamos uma rotina por dias da semana e depois por semanas no mês. E assim, com o mapa semanal pronto, comecei a colocar em prática. Funcionou tudo perfeito? Não, claro que não. Mas sempre que saia do rumo e a coisa começava a embolar de novo, eu voltava para consultar meu mapa, me reorganizava e começava novamente. A maravilha de estabelecer uma rotina em casa é justamente a liberdade que ela nos traz para poder fazer os ajustes sempre que necessários.

Aqui estão alguns aprendizados da Jornada de Organização que você também pode aplicar de maneira simples e prática no seu dia a dia: 

Mantenha seus ambientes organizados. Ambientes desorganizados são ervas daninhas da produtividade. Consomem seu tempo, sua energia, seu foco, sua força de vontade. Qualquer pessoa que passe mais de 10 minutos procurando um arquivo no computador ou no armário sofre. Isso sem falar na imagem ruim que a desorganização passa para seus colegas, parceiros e colaboradores. Ter um lugar para cada coisa ajuda muito no processo criativo e ajuda na produção. As coisas precisam ser práticas, úteis e fáceis e sem organização isso não é possível. Então mantenha seu planejamento organizado semanalmente, organize sua mesa de trabalho, crie sistemas para arquivamento digital e de papel, mantenha ambientes livres de bagunça. Isso te ajudará a ter mais clareza e flexibilidade nos seus processos diários. 

Elimine distrações. Com o volume de informações que temos disponível hoje estamos sempre sendo bombardeados pelas redes sociais, notificações no celular, emails, textos, entre outras coisas. Se você for cuidar de cada distração quando ela chegar até você, não vai fazer outra coisa senão isso. Converse com as pessoas da sua casa e peça compreensão. Explique seus horários de trabalho, mas reforce que agora vocês também terão mais tempos juntos. Explique também que te interromper a cada cinco minutos prejudica o seu ritmo. Conversar é sempre um ótimo caminho.

Repense seus hábitos. Acorde cedo, tome um bom café da manhã, faça uma atividade física, revise suas tarefas diariamente, esqueça redes sociais, use a técnica pomodoro para te ajudar a focar, dê uma esticada na varanda se não estiver rendendo no trabalho. Hábitos são transformadores e fonte de novas ideias e comportamentos benéficos. 

Registre e faça revisões frequentes. Um aspecto muito comum entre as pessoas produtivas é que elas revisam suas atividades com frequência. Diariamente olham suas listas de tarefas para o dia e no final do dia planejam o dia seguinte. Semanalmente fazem uma revisão do andamento dos últimos dias e planejam a semana seguinte. Sabe quando estamos prestes a sair de férias e deixamos tudo organizado para não ter problema no nosso período de descanso? Isso deveria ser um hábito não apenas nas férias e sim um hábito diário. Quanto mais revisão você fizer mais expert vai ficar no seu sistema, vai entender melhor seu plano, vai traçar estratégias melhores, vai reconhecer como o seu relógio biológico funciona. Vai lembrar dos seus horários mais produtivos. Vai entender como pode ou como consegue fazer determinadas coisas. Anote no seu calendário , uma hora no final da semana para realizar a sua revisão semanal. 

Descanse mais e melhor. Descansar, brincar, dormir, examinar, pesquisar… tudo isso pode ser ridicularizado e considerado como fraqueza e desperdício de tempo para alguns. Se você realmente acredita que viver sobrecarregado é prova de produtividade, é provável que ache isso também. Mas são essas atividades o antídoto para o excesso de tarefas, stress e dúvidas que contaminam a cabeça de tanta gente. Descansar é importante demais para ficar em segundo plano.

Use melhor a ferramenta que tem. Conhecendo as funções e usando corretamente seus equipamentos com certeza ganhará muito tempo e produtividade. Sempre há funções, dicas e caminhos mais fáceis para fazer o que você faz todo dia. É como bater um prego com o cabo do martelo. Vai demorar mais, entortar o prego, marcar a parede, estragar o martelo e tirar sua paciência! Para quem tem equipamentos Apple, recomendo os cursos da DoctorApple que são rápidos, fáceis e dinâmicos.

O mundo parou, mas você não precisa parar! Vai chegar uma hora que a sensação de férias vai passar, que você vai enjoar de assistir Netflix e vai precisar encarar a sua casa como um novo lar. E quero te dizer que isso não é apenas possível, como é uma oportunidade imensa de se conhecer e de repensar seu modo de viver a vida. As mudanças que essa crise está causando vem exigindo um esforço imenso das pessoas e consequentemente das empresas para se adaptarem à nova situação. Mudar não é fácil, mas é um caminho evolutivo sem volta.

Se quiser trocar ideias e experiências sobre como se organizar, conte comigo! Será um imenso prazer dividir minhas experiências com você. Ah, mais uma coisa importante: isso tudo vai passar!

(Esse texto foi escrito por mim com a contribuição valiosíssima da Gabi).